Jede eingehende E-Rechnung rechtssicher geprüft, kontiert und zur Zahlung bereit.
Bei modernen ZUGFeRD- und XRechnung-Belegen ist nicht mehr das sichtbare PDF-Blatt, sondern allein der eingebettete XML-Datensatz für Ihren Vorsteuerabzug maßgeblich. Valutova prüft jeden Rechnungseingang auf formale Pflichtangaben, deckt Abweichungen zwischen PDF und XML auf und übergibt geprüfte Belege direkt an Ihre Bank und Ihre Steuerkanzlei.
Digitale Eingangsrechnungsprüfung & Belegansicht
Wählen Sie rechts eines der beiden Praxis-Beispiele oder legen Sie eine eigene XRechnung (.xml) bzw. ZUGFeRD-Rechnung (.pdf) auf den Prüftisch.
Warum der Blick auf das PDF-Blatt für den Vorsteuerabzug nicht mehr genügt.
Im Büroalltag wird noch immer das gewohnte PDF kontrolliert. Bei einer Betriebsprüfung liest das Finanzamt jedoch ausschließlich den eingebetteten XML-Strukturteil aus. Valutova schützt Ihr Unternehmen an drei entscheidenden Stellen.
Abgleich zwischen PDF-Sichtbild und XML-Datensatz
Stimmt der Zahlbetrag oder die IBAN auf dem sichtbaren PDF nicht mit den Werten im unsichtbaren XML-Teil überein, verhindert Valutova eine versehentliche Fehlüberweisung und schützt Ihren 19-%-Vorsteuerabzug.
SEPA-Sammelüberweisung ohne manuelles Abtippen
Alle sachlich freigegebenen Rechnungen bündelt Valutova zu einer bankenkonformen SEPA-Überweisungsdatei (pain.001) für Ihr Online-Banking bei Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, Qonto oder Finom – inklusive Skonto-Abzug.
Objekt-Kontierung & strukturierte DATEV-Übergabe
Für Hausverwaltungen und Handwerksbetriebe ordnet Valutova eingehende Rechnungen direkt der passenden WEG, Liegenschaft oder Baustelle zu und stellt Ihrer Steuerkanzlei den fertigen DATEV-Buchungsstapel samt Originalbeleg bereit.
Vom Posteingang bis zur Bank und Steuerkanzlei in vier Schritten
Sie behalten Ihre bestehende Rechnungs-E-Mail-Adresse. Valutova arbeitet ruhig und verlässlich im Hintergrund Ihres Tagesgeschäfts.
Belege wie gewohnt empfangen
Ihre Lieferanten senden Rechnungen weiterhin an [email protected]. Über eine Weiterleitung gelangen XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs automatisch in Ihren Prüfeingang.
Formale & rechnerische Kontrolle
Jeder Beleg erhält einen klaren Prüfvermerk. Fehlen Pflichtangaben wie die USt-IdNr. oder enthält das XML Rechenfehler, liegt sofort ein fertiges Korrekturschreiben bereit.
Sachliche Freigabe im Team
Vorprüfung durch das Sekretariat, Zuordnung zur Liegenschaft oder Baustelle und abschließende Zahlungsfreigabe durch die Geschäftsführung mit lückenlosem Protokoll.
SEPA-Zahllauf & Steuerberater-Export
Ein Klick erzeugt die SEPA-Sammelüberweisung unter Berücksichtigung von Skonto-Fristen. Ihre Kanzlei erhält den fertigen DATEV-Buchungsstapel (SKR03/SKR04).
Warum ein reines Anzeige-Programm im Büroalltag nicht ausreicht
Eine XML-Datei nur lesbar zu machen löst weder die Lieferanten-Reklamation noch die Banküberweisung oder die Objektzuordnung.
| Anforderung im Rechnungseingang | Valutova | Einfache E-Rechnungs-Viewer | Manuelle Ablage + DATEV UO |
|---|---|---|---|
| Amtliche KoSIT-Prüfung mit verständlicher deutscher Erklärung | ✓ Vollständig enthalten | Oft nur kryptische Fehlercodes | Keine automatische Lieferanten-Antwort |
| Abgleich zwischen sichtbarem PDF und eingebettetem XML-Code | ✓ Automatische Abweichungs-Warnung | Nicht enthalten | Nicht enthalten |
| Fertiges Beanstandungsschreiben an den Lieferanten bei Fehlern | ✓ Mit 1 Klick versandfertig | Muss selbst formuliert werden | Muss selbst formuliert werden |
| SEPA-Sammelüberweisung (pain.001) inkl. Skonto-Berechnung | ✓ Direkter Export fürs Online-Banking | Kein Zahlungsexport | Zusatzkosten / manuelle Pflege |
| Zuordnung zu WEG-Liegenschaften, Projekten & Baustellen | ✓ Automatisch über Rechnungsreferenz | Keine Kostenstellen | Zeitaufwendige Einzelkontierung |
| GoBD-Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung | ✓ Fertiges PDF auf Knopfdruck | Fehlt | Muss selbst erstellt werden |
Klare Monatspauschalen inklusive Zugang für Ihre Steuerkanzlei
14 Tage unverbindlich testen. Keine Einzelabrechnung pro Beleg, monatlich kündbar, Datenhaltung ausschließlich in Deutschland.
Starter
Handwerk & SelbstständigeFür Meisterbetriebe, Freiberufler und kleinere Unternehmen.
oder 190 € / Jahr (2 Monate frei)
- ✓Bis zu 75 Eingangsrechnungen pro Monat
- ✓Eigene Weiterleitungsadresse (@in.valutova.de)
- ✓KoSIT-Prüfung & PDF-XML-Abweichungskontrolle
- ✓1-Klick Korrekturschreiben an Lieferanten
- ✓SEPA-Sammelüberweisung (pain.001) für Ihre Bank
- ✓DATEV-Buchungsstapel + 1 Steuerberater-Zugang
- ✓Revisionssichere GoBD-Originalablage
Business
Empfehlung für den MittelstandFür Betriebe, Agenturen und GmbHs mit geordnetem Freigabeprozess.
oder 390 € / Jahr (2 Monate frei)
- ✓Bis zu 300 Eingangsrechnungen pro Monat
- ✓Bis zu 5 Mitarbeitende (Vorprüfung & Geschäftsführungs-Freigabe)
- ✓Kostenstellen-, Projekt- & Baustellen-Kontierung
- ✓Automatische Überwachung von Skonto-Fristen
- ✓Schutz vor doppelter Bezahlung (Dublettenprüfung)
- ✓DATEV-Übergabe (SKR03 / SKR04) inkl. Belegbildern
- ✓Individuelle GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF
Hausverwaltung & Kanzlei
WEG & Mehr-MandantenFür Immobilienverwaltungen, größere Betriebe und Steuerkanzleien.
oder 790 € / Jahr (2 Monate frei)
- ✓Bis zu 1.200 Eingangsrechnungen pro Monat
- ✓Unbegrenzte WEG-Objekte, Mietshäuser & Mandanten
- ✓Eigene Empfangsadresse je Liegenschaft / Gesellschaft
- ✓Getrennte SEPA-Zahlläufe je Objekt-Bankkonto
- ✓10 Team-Zugänge & Kanzlei-Übersicht
- ✓Persönlicher Ansprechpartner & AVV nach Art. 28 DSGVO
Alle Preisangaben sind Endpreise (gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet). Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
Häufige Fehlercodes bei XRechnung & ZUGFeRD verstehen
Fehler BR-DE-1: Angaben zur Zahlungsart (BG-16) fehlen
Fehler BR-DE-2: Ansprechpartner beim Verkäufer (BG-6) fehlt
Fehler BR-DE-15: Käuferreferenz / Leitweg-ID (BT-10) fehlt
Fehler BR-DE-16: USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers fehlt
Fehler BR-DE-18: Skonto-Angabe im Zahlungsziel formal ungültig
Fehler BR-DE-23: Empfänger-IBAN (BT-84) bei SEPA-Überweisung fehlt
Fehler BR-CO-10: Summe der Rechnungspositionen (BT-106) rechnerisch falsch
Fehler BR-CO-15: Bruttobetrag (BT-112) ≠ Netto (BT-109) + Umsatzsteuer (BT-110)
Fehler BR-CO-26: Eindeutige Verkäufer-Kennung (BT-29 / BT-30 / BT-31) fehlt
Fehler BR-S-02: Regelsteuersatz (S) ohne Steuer-ID des Verkäufers
Unzulässiges ZUGFeRD-Profil (MINIMUM oder BASIC-WL) nach BMF-Schreiben
Wichtige Fragen zur E-Rechnungspflicht und zur Arbeitsweise
Was Sie für Ihren Rechnungseingang und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei wissen sollten.
Warum genügt es nicht mehr, bei einer ZUGFeRD-Rechnung das gewohnte PDF zu prüfen?+
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 15.10.2025 festgelegt, dass bei hybriden Rechnungen (ZUGFeRD) ausschließlich der eingebettete XML-Datensatz für den Vorsteuerabzug maßgeblich ist. Weicht das PDF-Bild vom XML ab oder fehlen im XML Pflichtangaben nach § 14 UStG, erkennt das Finanzamt die Vorsteuer nicht an. Valutova macht den XML-Inhalt als klaren Rechnungsbogen lesbar und gleicht ihn mit dem PDF ab.
Müssen unsere Lieferanten ihre Rechnungen an eine neue E-Mail-Adresse schicken?+
Nein. Ihre Lieferanten nutzen weiterhin Ihre bekannte Adresse (z. B. [email protected]). Sie richten in Ihrem E-Mail-Postfach (Microsoft 365, IONOS, Strato, Google Workspace) einmalig eine automatische Weiterleitung an Ihr Valutova-Postfach ein.
Wie gelangen die geprüften Belege zu unserem Steuerberater in DATEV?+
Entweder leitet Valutova jede freigegebene Rechnung direkt an Ihre persönliche @uploadmail.datev.de Adresse (DATEV Unternehmen online) weiter, oder Ihre Steuerkanzlei lädt am Monatsende das fertige Paket mit dem DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03/SKR04) und sämtlichen Original-XML-Belegen herunter.
Wo werden unsere geschäftlichen Rechnungen gespeichert?+
Ausschließlich auf Servern in Deutschland nach den Vorgaben der DSGVO und der GoBD. Jede eingehende Originaldatei wird unveränderbar mit Prüfsumme und Zeitstempel archiviert.